Qué es un sistema ERP y qué usos podremos darle

El mundo empresarial es cada vez más competitivo y para ser exitoso, uno de los factores determinantes es conocer todos los procesos que ocurren en tu empresa. Igualmente, tienes que manejar todo lo referente al personal y la relación con tus clientes.

Estos procesos ocurren en distintos departamentos, entre los que no siempre la información fluye con rapidez y eficiencia. En la actualidad, todo esto se puede centralizar instalando un software ERP, que sirve como un planificador de todos los recursos de tu negocio.

Con estos programas informáticos, es posible manejar desde los inventarios, hasta la producción en planta, flujo de ventas o recursos humanos. Conoce cómo funciona un ERP y todos los usos que podrás darle en tu empresa.

¿Qué es un sistema ERP?

Es definido como un programa que ese encarga de gestionar y planificar todos los recursos que tiene una empresa. Este sistema informático permite automatizar una gran cantidad de funciones y procesos dentro de la organización, haciéndola mucho más eficiente.

Cuando trabajas con uno de estos sistemas, la información está centralizada, por lo que es posible interconectar las funciones de diversos departamentos. Con este software es posible gestionar tanto la parte operativa como de recursos humanos y administrativa de la empresa.

Hay una gran cantidad de programas ERP disponibles, pero los tienen mayor impacto positivo en la productividad, deben cumplir con las siguientes características:

• Debe permitir adaptarse a las necesidades particulares de cada empresa. Por tanto, cuenta con la posibilidad de personalizar características, como planificación de tareas o levantamiento de información particular.
• La organización del programa debe ser por módulos, los cuales gestionan diversos aspectos y donde el acceso puede ser limitado, según los intereses particulares. Además, es conveniente que sea flexible y pueda ir creciendo y modificándose a medida que la empresa va cambiando.
• Se debe garantizar que los datos contenidos en la base de datos centralizada, se encuentren protegidos y se restrinja el acceso.
• Posibilidad de automatizar aquellas tareas que son rutinarias y repetitivas, como informes o comunicaciones generales. Así, se hace una mejor gestión del tiempo de los empleados.
• Facilita la trazabilidad y control de todos los procesos dentro de la compañía. Cualquier gestión queda registrada, por lo que se puede hacer seguimiento y auditorías con total transparencia.
• Los datos de los diferentes departamentos de la empresa están disponibles en tiempo real. Por tanto, los gerentes pueden acceder rápidamente a esta, para tener un panorama general y tomar decisiones de manera más certera.

Los expertos de negociosyempresa, consideran que trabajar con un sistema ERP permite aumentar la productividad en el corto plazo. Además, la empresa tendrá un mejor funcionamiento, mejorando la comunicación interna y el desarrollo de los procesos.

Usos del sistema ERP en tu empresa

No importa el tamaño de tu negocio, seguramente se verá beneficiado al implementar un sistema ERP, que te permite un manejo global de la empresa. Hay muchos usos que puedes darle, pero algunos de los más significativos son:

Estandarizar los procesos de recursos humanos

Con este sistema, podrás centralizar toda la información de los empleados, haciendo seguimiento tanto de su formación como su rendimiento. Asimismo, se maneja todo lo referente a la organización de turnos de trabajo, vacaciones o bajas laborales.

Un ERP permite un manejo integrado de todas las funciones que cumple el departamento de RRHH, desde la captación de talentos hasta las evaluaciones de desempeño. También, facilita la elaboración de nóminas, teniendo la información disponible tanto para los gerentes como los empleados.

Manejar procesos de manufactura

Todos los pasos que incluye la fabricación de un producto particular, pueden llegar a ser complejos, requiriendo la interconexión de diversos departamentos. Con el ERP, esto se facilita, ya que toda la información está centralizada y es más sencillo detectar problemas o cuellos de botella.

Se pueden automatizar procesos rutinarios y estandarizar acciones, que lleven a aumentar la productividad. Además, se puede hacer seguimiento a toda la cadena de fabricación, logrando detectar fases que son ineficientes y aplicar los correctivos a tiempo.

Centralizar la información del cliente

Una empresa es exitosa si logra atender las necesidades de sus clientes de manera satisfactoria, por lo que es una ventaja agilizar los procesos relacionados con este. Al usar un ERP, es posible desde automatizar pedidos, permitir al cliente hacer seguimiento del mismo y rastrear rápidamente cada fase del proceso.

Desde que el cliente hace la solicitud, envío de órdenes de fabricación o revisión de inventarios, para hacer los despachos. Asimismo, generar facturas y procesar pagos, haciendo que el cliente reciba su mercancía en el menor tiempo posible.

Manejar los inventarios

Hay empresas que tienen una estructura compleja, donde conocer el inventario tanto de materia prima como de los productos terminados no siempre es sencillo. Con el ERP, toda la información se maneja de manera centralizada y muchos procesos se pueden automatizar.

Esto va a favorecer conocer los inventarios, usarlo de forma eficiente y fabricar aquellos productos con mayor demanda. Para lograrlo, el ERP debe permitir implementar un módulo para llevar la cadena de suministros, contribuyendo a que los clientes tengan tiempos de entrega más cortos y acudas a los proveedores cuando es necesario.

Mejora de las ventas

El departamento de ventas de una empresa es un centro neurálgico, que debe tener un panorama general de todos los procesos. Con un ERP, es posible mejorar todo el proceso, comenzando con presupuestos más ajustados a las necesidades del mercado.

Es posible evaluar el volumen de ventas, los productos con mayor salida o aquellos que no son tan comerciales. Igualmente, gestionar todo lo referente a la facturación y contar con la información necesaria para desarrollar planes de marketing enfocados en mejorar los niveles de venta.

Visión financiera global

Tomar decisiones en el momento adecuado, es una de las claves para llevar tu empresa a posicionarse exitosamente en el mercado. Para lograrlo, debes tener una visión global de todo lo que pasa en la organización, por lo que es necesario tener la información centralizada.

Un ERP facilita el gerente decidir las acciones financieras que se deben tomar en un momento determinado. Desde hacer un cambio en la producción, enfocarte en nuevos productos o mejorar tu imagen para captar nuevos clientes.